Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le/la salarié(e) pour les besoins de son activité professionnelle. Selon les cas :
- Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles, frais de carburant, de stationnement…
- Utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos pour se rendre au travail…
Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur(-euse) et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.
Trajet domicile/lieu de travail
Deux modalités de prise en charge de ces frais sont possibles.
1- Frais de transports publics
Il s’agit de la prise en charge par l’employeur(-euse) des frais d’abonnement aux transports collectifs ou de services publics de location de vélos. La participation de l’employeur(-euse) aux frais de transports publics est obligatoire. En effet, l’employeur(-euse) (de droit privé ou public) doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements (sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court) souscrits par ses salarié(e)s pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accompli au moyen de services de transports publics même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (train + bus par exemple). Sont également concernés les services publics de location de vélos. Cette prise en charge est exonérée de cotisations et contributions sociales.
Tou(te)s les salarié(e)s sont concerné(e)s par la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, y compris les salarié(e)s à temps partiel. En cas de mi-temps ou plus, le/la salarié(e) est remboursé(e) dans les mêmes conditions que les salarié(e)s à temps complet. En cas de durée de travail inférieure à un mi-temps, le/la salarié(e) bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Exemple : Cas d’un(e) salarié(e) qui travaille 15 heures par semaine dans une entreprise ayant une durée de travail hebdomadaire fixée à 35 heures. Si son titre d’abonnement coûte 100 €, la prise en charge sera égale à : 100 x 50 % x 15/17,5 = 42,86 €
Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur(euse), qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie.
L’employeur(-euse) peut prendre en charge une fraction supérieure à 50 % du coût des titres d’abonnement voire la totalité. Dans ce cas, la participation facultative au-delà de 50 % est exonérée de cotisations dans la limite des frais réellement engagés.
2- Indemnités kilométriques
Lorsque le/la salarié(e) est contraint(e) d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, faute de pouvoir prendre les transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels sous la forme d’indemnités forfaitaires kilométriques versées par son employeur(-euse). Cette prise en charge est exonérée de cotisations et contributions sociales si le/la salarié(e) est contraint(e) d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun. Ceci dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale*.
Sont pris en compte : les véhicules automobiles, les véhicules non considérés comme cyclomoteurs, ainsi que les cyclomoteurs, vélomoteurs, scooters, motocyclettes ; Dont le/la salarié(e) lui/elle-même, ou le cas échéant son/sa conjoint(e) ou l’un(e) des membres de son foyer fiscal, est propriétaire ou copropriétaire ou qu’il/elle loue.
Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.
• La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur(-euse). Il/Elle doit notamment justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus
• Le/La salarié(e) doit en outre attester qu’il ne transporte dans son véhicule personnel aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités
• L’exonération aux cotisations et contributions sociales ne peut être admise lorsque l’éloignement du domicile du/de la salarié(e) et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles
L’employeur(euse) doit apporter des justificatifs relatifs :
• Au moyen de transport utilisé par le/la salarié(e)
• À la distance séparant le domicile du lieu de travail
• À la puissance fiscale du véhicule
• Au nombre de trajets effectués chaque mois
Vous effectuez vos déplacements professionnels en utilisant votre véhicule ? Vous optez pour le régime des frais réels déductibles ? *Les nouveaux barèmes kilométriques qui s’appliquent aux dépenses effectuées en 2021 pour les voitures et les deux-roues ont été publiés le 13 février 2022 au Journal officiel. Face à la montée des prix à la pompe, le barème des indemnités kilométriques est revalorisé de 10 % pour l’imposition des revenus de l’année 2021.
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