Un logiciel de caisse est un système informatique utilisé par les professionnel.le.s qui permet d’enregistrer et de garder en mémoire les paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises et de prestations de services. La loi n’impose pas aux commerçant.e.s de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse ni d’une caisse enregistreuse. En revanche, depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnel.le.s assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs client.e.s au moyen de l’un de ces logiciel ou système, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.
La caisse enregistreuse peut être accessible en ligne. Dans ce cas, on parle de caisse connectée. L’avantage est que les données enregistrées par les logiciels de caisses connectées sont stockées et peuvent être exploitées pour gérer l’activité de l’entreprise : recettes, bilan quotidien des recettes, stocks, achats, etc. Autre bénéfice : les données compilées peuvent aussi être centralisées dans un tableau de bord dédié pour en faciliter le suivi.
Vous devez ainsi obtenir un certificat ou une attestation de conformité de l’outil utilisé (certification « NF525 »), qui peut être délivré par (article 286 du code général des impôts) :
- Un organisme accrédité
- L’éditeur du logiciel de caisse (la personne qui détient le code source et qui a la main sur la modification des paramètres de ce produit)
Cette attestation peut vous être remise sous forme de document papier ou dématérialisé.
Il incombe au/à la professionnel.le d’effectuer la demande de certificat de conformité auprès de son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
- Inaltérabilité – Le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.
- Sécurisation – Le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives.
- Conservation – Le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée.
- Archivage – Le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
- Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
- Le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Là encore, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
- Si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.
Tout(e) utilisateur(-trice) qui n’aura pas la capacité de prouver la sécurité de son appareil ou son logiciel d’encaissement sera passible d’une amende de 7 500 € par unité de saisie (article 1770 duodecies du code général des impôts). La sanction peut être reconduite à défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours. Délivrer un faux certificat est sanctionné pénalement et peut aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (Code pénal, art. 441‐1). Aussi, l’absence de justification des recettes et des enregistrements comptables peut conduire l’administration fiscale à un rejet de la comptabilité dont les conséquences sont le risque de taxation d’office (avec rejet de la déductibilité, TVA, etc.) et la majoration de 100 % des droits rappelés.
En cas de contrôle, l’entreprise doit fournir le certificat ou l’attestation de l’éditeur du système ou logiciel de caisse correspondant à la version qu’elle utilise. C’est pourquoi l’éditeur doit renouveler le certificat ou l’attestation à chaque nouvelle version de son logiciel.
La loi n’imposant pas aux professionnel.le.s de disposer d’un logiciel ou d’un système de caisse, les commerçant.e.s n’en utilisant pas ne sont donc pas concerné.e.s par la mesure. La réglementation sur les logiciels de caisse s’applique à tou.te.s les professionnel.le.s assujetti.e.s à la TVA qui ont parmi leurs client.e.s des particuliers et qui enregistrent les paiements via une caisse enregistreuse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Tout particulier qui pratique du e-commerce n’est pas concerné par cette obligation dès lors qu’il n’est pas assujetti à la TVA.
Certain.e.s professionnel.le.s ne sont pas soumis à l’obligation de certification :
- Professionnel.le.s réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnel.le.s (B to B)
- Professionnel.le.s réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA
- Professionnel.le.s bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
- Professionnel.le.s bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
- Entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit
La direction générale des Finances publiques (DGFiP) propose un outil en ligne pour savoir si vous êtes tenu ou non de disposer d’un logiciel de caisse sécurisé en fonction de votre situation. C’est ici !
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